Votre lettre se prépare dans ViaSpiritus et part de votre propre messagerie
ViaSpiritus compose la lettre avec ce qui est déjà sur votre site, puis range vos abonnés en paquets. Vous envoyez chaque paquet depuis votre adresse habituelle, en copie cachée. L'envoi ne coûte rien, et vos abonnés reçoivent une vraie lettre mise en page, directement dans le corps du message.
ViaSpiritus fait le travail de préparation, vous gardez la main sur l'envoi
- 1Les abonnésS'inscrivent sur votre site ou sont ajoutés par vous.ViaSpiritus
- 2RédigerLa lettre arrive déjà remplie : retouchez, regardez l'aperçu.Vous
- 3PréparerChoisissez votre messagerie : les paquets se forment seuls.ViaSpiritus
- 4EnvoyerUn paquet après l'autre, depuis votre messagerie, coché ici.Vous
- 5ArchiverLa lettre se lit en ligne et rejoint les archives du site.ViaSpiritus
Seules les personnes qui ont donné leur accord reçoivent la lettre
La lettre part uniquement aux abonnés « confirmés ». C'est la règle du RGPD, et c'est aussi ce qui évite que votre messagerie soit classée comme indésirable.
- 1Inscription sur votre siteLa section « Lettre d'information » de votre page d'accueil propose un champ e-mail et une case d'accord. La personne reçoit un e-mail de confirmation et clique sur le lien : elle devient « confirmée ».
- 2Ajout par vousAjout un par un, ou import d'une liste (fichier CSV : e-mail, prénom, nom). Vous attestez que chaque personne a accepté de recevoir la lettre.Lettre d'information › Abonnés › Ajouter ou Importer CSV
- 3DésinscriptionChaque lettre se termine par un lien « Se désinscrire » : la personne saisit son adresse et ne reçoit plus rien. Vous pouvez aussi désinscrire quelqu'un vous-même depuis la liste.
« En attente » : inscrit sur le site mais n'a pas encore cliqué sur le lien de confirmation. Il ne reçoit pas la lettre tant qu'il n'a pas confirmé.
La lettre arrive déjà remplie avec votre site : vous n'avez qu'à relire
Cliquez sur « Nouvelle lettre ». ViaSpiritus reprend le mot du curé publié sur le site, vos cartes « Prochainement » (annonces et prochains événements) et les célébrations des sept prochains jours. Tout se modifie, et l'aperçu montre à droite exactement ce que vos abonnés recevront.
- 1L'objetC'est la première chose que vos abonnés lisent. La « phrase d'accroche », facultative, s'affiche à côté dans Gmail ou Outlook.
- 2Les blocsMot d'accueil, « À ne pas manquer », messes de la semaine, « Nous joindre ». Chaque bloc s'allume ou s'éteint. Dans « À ne pas manquer », ajoutez, retirez ou réordonnez les nouvelles, avec un bouton de lien si besoin.
- 3Reprendre du siteVous avez modifié une annonce sur le site entre-temps ? Le bouton « Reprendre du site » d'un bloc le remet à jour.
- 4L'aperçuBasculez entre « Ordinateur » et « Téléphone ». Tout s'enregistre automatiquement. Le bouton « Imprimer ou PDF » produit la version papier.
Le voyage apostolique du pape résonne encore…
Enregistré à 11 h 32 · aperçu Ordinateur | Téléphone
Vous dites quelle messagerie vous utilisez, ViaSpiritus forme les paquets
Les messageries gratuites limitent le nombre de personnes à qui l'on peut écrire par jour. ViaSpiritus en tient compte : il découpe vos abonnés en paquets et vous dit combien en envoyer aujourd'hui, et combien garder pour demain.
- 1Votre messagerieCelle de l'adresse depuis laquelle vous écrivez (Gmail, Orange, Outlook…). ViaSpiritus la devine d'après l'adresse de la paroisse ; corrigez si besoin.
- 2La taille des paquets50 adresses par message est le bon réglage. 25 si votre messagerie bloque souvent, 100 si elle est professionnelle.
- 3L'essai« Ouvrir un message pour moi », puis « Copier la lettre » : envoyez-vous la lettre et regardez-la dans votre boîte avant d'écrire à tout le monde.
- 4Préparer les paquetsLa liste est alors figée : le paquet n° 3 reste le même aujourd'hui et demain, même si vous faites une pause.
| Messagerie | Rythme conseillé par 24 h | Comment le message s'ouvre |
|---|---|---|
| Gmail | 450 | Gmail s'ouvre avec l'objet et les adresses en Cci déjà remplis |
| Google Workspace | 1 500 | Idem Gmail |
| iCloud | 800 | Votre logiciel de messagerie s'ouvre (lien e-mail) |
| Outlook, Hotmail, Live | 300 | Votre logiciel de messagerie s'ouvre (lien e-mail) |
| Orange, Free, SFR, La Poste | 200 | Votre logiciel de messagerie s'ouvre ; sur un webmail, copiez les adresses |
| Autre | 150 | Votre logiciel de messagerie s'ouvre ; sinon, copiez les adresses |
Trois clics par paquet, et ViaSpiritus garde le compte à votre place
Le paquet à envoyer est mis en avant. Pour chacun : ouvrir le message, coller la lettre, envoyer, puis cocher. Vous savez toujours où vous en êtes, même si vous reprenez le lendemain ou si un autre membre de l'équipe prend le relais.
- 1Ouvrir le messageL'objet et les adresses du paquet sont déjà en copie cachée (Cci). Si votre messagerie en ligne ne se remplit pas toute seule, « copier les adresses » puis collez-les dans le champ Cci.
- 2Coller la lettre« Copier la lettre », puis cliquez dans le corps du message et faites Ctrl+V (Cmd+V sur Mac). La mise en page, les couleurs et les liens suivent.
- 3Vérifier et envoyerLes adresses doivent être dans Cci, jamais dans « À » ni « Cc ». Puis Envoyer.
- 4Cocher le paquet« J'ai envoyé le paquet 3 ». Le suivant s'ouvre. Erreur de clic ? « Je me suis trompé, il n'est pas parti » le remet à envoyer.
La lettre envoyée reste lisible en ligne et rejoint les archives de votre site
- 1Lue en ligneDès le premier paquet parti, le lien « Lire cette lettre en ligne », en bas de chaque lettre, fonctionne. Pratique pour la partager sur WhatsApp ou l'afficher au fond de l'église.
- 2Archives sur le siteLa section « Lettre d'information » de votre page d'accueil affiche les lettres précédentes sous le formulaire d'inscription. Décochez « Visible dans les archives du site » pour en retirer une.
- 3La lettre suivante« Dupliquer » repart de cette lettre ; « Nouvelle lettre » repart du contenu du site du jour. Une lettre partie ne se modifie plus : vos abonnés l'ont reçue telle quelle.
- 4Version papier« Imprimer ou PDF », depuis la lettre dans le back-office ou depuis sa page en ligne. Un bulletin en PDF fait ailleurs (feuille paroissiale, journal) se dépose dans le Kiosque : il est publié aussitôt sur le site.
Ce que les équipes demandent le plus souvent
Pourquoi ViaSpiritus n'envoie-t-il pas la lettre tout seul ?
Un envoi automatique à des centaines de personnes passe par un service d'envoi payant. ViaSpiritus est porté par une association qui vit de dons ; tant qu'elle n'a pas les moyens de financer ce service, l'envoi passe par votre messagerie, qui le fait gratuitement. Le jour où ce sera possible, l'envoi deviendra automatique, et vos abonnés, vos lettres et vos archives resteront les mêmes.
La lettre arrive-t-elle en pièce jointe ?
Non : elle est dans le corps du message, mise en page, lisible directement sur téléphone comme sur ordinateur. Le PDF sert pour l'impression et les archives.
Pourquoi la copie cachée (Cci) ?
Pour que personne ne voie l'adresse des autres abonnés : c'est une obligation du RGPD. Une adresse mise par erreur dans « À » ou « Cc » est visible de tout le paquet. Vérifiez toujours avant d'envoyer.
Je travaille sur le webmail d'Orange (ou Free, SFR) : le bouton n'ouvre pas ma messagerie
Ces messageries en ligne ne savent pas recevoir un message préparé. Ouvrez un nouveau message vous-même, puis « copier les adresses » et collez-les dans Cci, copiez l'objet, et « Copier la lettre » pour le corps. Avec Gmail, tout est rempli automatiquement.
J'ai coché un paquet par erreur, ou je ne sais plus si je l'ai envoyé
Ouvrez le paquet : « Je me suis trompé, il n'est pas parti » le remet à envoyer. En cas de doute, regardez dans les « messages envoyés » de votre messagerie : l'objet et la première adresse du paquet permettent de le retrouver.
Ma messagerie a bloqué l'envoi
Elle a jugé le rythme trop rapide. Attendez quelques heures, puis reprenez au paquet non coché. Pour les prochaines fois, choisissez des paquets de 25 et respectez le rythme conseillé.
Puis-je préparer la lettre sur ordinateur et l'envoyer depuis une tablette ?
Oui. L'avancement est enregistré dans ViaSpiritus : n'importe quel membre de l'équipe reprend où vous en êtes, sur n'importe quel appareil. Sur tablette, « Copier la lettre » puis appui long dans le message et « Coller ».
Un paroissien veut se désinscrire mais ne trouve pas le lien
Il est tout en bas de chaque lettre. Vous pouvez aussi le désinscrire vous-même : Lettre d'information › Abonnés, bouton « Désabonner » sur sa ligne.
Ce que l'envoi par votre messagerie ne fait pas encore
Pas de statistiques d'ouverture
On ne sait pas qui a ouvert la lettre. Un envoi automatique le permettrait plus tard.
Pas de lien de désinscription personnel
La lettre est la même pour tout un paquet : la personne saisit son adresse pour se désinscrire.
Quelques clics par paquet
Ouvrir, coller, envoyer, cocher, pour chaque paquet : six paquets pour 300 abonnés.
Une messagerie peut changer ses règles
Les rythmes conseillés sont prudents, mais un fournisseur peut durcir ses limites sans prévenir.